| [1] 一般社員が書いたメールを上長が承認・却下可能 |
 |
送信者（一般社員など）が、たとえば外部宛に書いたメールを承認者（上長）がチェックすることができ、送信の承認・却下のコントロールができます。送信者が（外部宛に）書いたメールは、E-Post BossCheck Server 内部で保留され、いったん承認者（上長）に「承認依頼メール」として、「承認」「却下」の mail to:リンク項目の入ったメールが届けられます。元の送信メールは、.eml形式ファイルで添付される形となり、さらに添付ファイルがある場合は添付ファイルも追加されて届きます。（[6]のメーラー操作画面を参照）
承認者（上長）は、内容をチェックした後、メール文面にある mail to:リンク項目の「承認」をクリックすれば、承認とともに正式に（外部宛に）送信が行われ、送信者に承認通知メールが届けられます。逆に「却下」をクリックすれば、却下通知メールが依頼者に通知され、メールは廃棄されます。（※）
※mail to:リンクが有効な大部分の主要なメーラーは問題なく利用できます。mail to:リンクが使えないメーラーやWebメールでは利用できないことがあります。
|
| [2] 却下時にコメント追記機能 |
|
送信却下をするとき、理由などのコメントを追記することができます。承認依頼者には却下通知とともに、却下理由の書いたメールが届けられます。
|
| [3] 承認ルールの細かい設定が可能 |
|
承認ルールについては、大まかな設定からきめ細かい設定まで運用ルールにのっとったさまざまな設定が可能です。たとえば、内部宛のメールは承認対象にしないで無条件に送信する／全部のメールを承認対象にする／添付ファイルがある場合のみ承認対象にする（※）／件名のキーワードチェックに該当した場合のみ承認対象にする／などの承認ルールを設定することができます。
※「添付ファイルあり」を判定基準にしたとき、上長承認機能が働く添付ファイルの形式は、広い意味で「MIME」と呼ばれている「base64」形式、および「uuencode」形式です。
|
| [4] メール件名の語句により、承認依頼者の自動切り替えが可能 |
|
メール件名に入力した語句によって、承認依頼者を自動的に切り替えることができます。たとえば、件名の一部に「見積」という語句を入力すれば、営業部長に承認依頼し、件名の一部に「技術資料」という語句を入力すれば技術部長に承認依頼する、ということが自動的に行われる設定も可能です。
|
| [5] 複数（２人まで）のメール承認者を登録可能、さらに代理承認機能も搭載 |
|
メール承認者（上長）はあらかじめ複数（２人まで）登録でき、承認者の一人が不在でも、もう一人の承認者がチェックできます。たとえば、部長と部長代理の２人に常に承認依頼メールが届くように設定することが可能です。
その場合、どちらかの承認者が先に決定した内容が優先されます。つまり、部長が先に「承認」したときは、もう一人の承認者である部長代理は承認か却下の操作を行っても無効になります。
また、日常的にはメール承認者（上長）が一人にしておく設定にしているときでも、メールクライアントソフトから、特定のコマンドを件名に入力して送信する方法で、一時的に承認代行を他の代理者に切り替えることが可能な「代理承認機能」が搭載されています。
この機能を使うと、たとえば、承認者である部長が出張・休暇で不在にするとき、一時的に承認代行者を（ふだんは承認者として登録されていない）課長に切り替えることなどができるようになります。
|
| [6] 接続するメールサーバ種類を問わず、メーラーはそのまま使用できる |
|
接続するメールサーバ（MTA）は、既設のサーバでRFC準拠のものであれば、どのようなものでも利用できます。
また、社内で使っているメーラーをWebによるシステムなどに切り替える必要はありません。既に使っているメーラーをそのまま使い続けながら、その上で、上長承認システムを構築することが可能です。Microsoft Outlook やOutlook Express、Thunderbird、Lotus Notes、Shuriken、Becky!など、RFCで規定されているmailtoリンクが使用可能な主要なメーラーであれば、問題なくお使いになれます。（※）
送信者が送ったメールのうち、承認が必要なメールは、承認者のところに承認依頼メールに添付される形で届きます。これはeml形式の添付のため、どんなメーラーでも送信者が送ったメールの文面や宛先、添付ファイルなど中身を確認できます。
類似システムのように、承認や却下を行うときに、Webブラウザから処理を実行する必要はありません。あくまで、既存のメーラーのみで承認・却下を行います。
※ mailtoリンクが正常に働かなかったり、動作が保証されないWebメールでは、仕組み上、対応が困難なケースがあります。
|
 
|
▲Outlook Expressを使用した場合の事例画面 ▲Outlook Expressで承認依頼メールを開いたとき
|
 
|
▲Microsoft Outlookで承認依頼メールを開いたとき ▲Lotus Notes8.5を使用した場合の事例画面
|
|
| [7] 外部のホスティングやレンタルサーバを使っていても、利用が可能 |
|
外部のホスティング・レンタルサーバをお使いの場合でも本ソフトを自社にもつことにより利用できます（Ｂ．構成例その２を参照）。このとき使用中のメールクライアントソフトについて、「POPサーバ」の項目は従来のままで変更せず、「SMTPサーバ」の項目を変更することが必要になります。なお、組み合わせる外部のホスティング・レンタルサーバは原則、SMTP AUTH（SMTP認証）を実施していることを前提としており、SMTP AUTHを実施していない、旧来からのPOP before SMTPしか実施していないサーバには仕組み上、対応できません。
また、社内からのみ、上長承認機能を使って送信することで十分であれば、導入するマシンにはプライベートIPを割り当てての運用が可能です。一方、社外から送信する必要があるときは、Webサーバやメールサーバを公開するのと同様、グローバルIPを割り当てる必要も出てきます。
|
| [8] 自分宛に承認依頼することで自分の意図する時にメール送信が可能 |
|
自分で書いたメールを自分宛に承認依頼する設定もでき、その設定を使えば、メールを書いたときではなく、承認したときに送信を実行することができ、送信時間を自分の意図する時に送信することができます。
|
| [9] 当社製メールサーバ製品の追加オプション版も用意 |
|
E-Post BossCheck Serverには、SMTPゲートウェイの機能をもった E-Post SMTP Server が標準で入っており、あらたにSMTPゲートウェイ製品を用意する必要はありません。
なお、当社製メールサーバ製品（E-Post Mail Serverシリーズ・E-Post SMTP Serverシリーズ）をすでにご利用になっているときは、追加オプションとして E-Post BossCheck Option を用意しております。このオプション版購入で上長承認メールシステムをすぐご利用になることができます。
また、既存メールサーバをE-Post Mail Serverシリーズに置き換えたり、新設メールサーバとしてE-Post Mail Serverシリーズを計画されているときは、E-Post Mail Serverシリーズ ＋ E-Post BossCheck Option の組み合わせで簡単に上長承認メールシステムを構築することができます。
|
| [10] 「上長承認パターン設定ツール」を用意 |
|
E-Post BossCheck Serverで上長承認パターンを設定するには、設定ファイルをユーザー毎に記述しますが、500ユーザー数や1000ユーザー数程度までユーザー数が多くなると、どうしても管理が煩雑になります。
そのため、ユーザー数が多い場合の承認パターンを編集し、一気に設定ファイルを出力することができる「E-Post上長承認パターン設定ツール」を用意しています。
この「E-Post 上長承認パターン設定ツール」を使えば、たとえば上長として部長と部長代理を設定し、承認を受ける側として該当する部に所属する社員をまとめて選択、設定することができ、承認パターンを作成・修正した後、E-Post BossCheck Server が利用する設定ファイル"sender.dat"を一気に出力します。
|
▼【承認パターン編集時の画面】 ▼【設定ファイル出力時の画面】
 
※クリックすると拡大画像で見られます
|
| [11] クラスタモデル版やアンチウイルスエンジン付きのEnterprise版も用意 |
|
当社製メールサーバ製品（E-Post Mail Serverシリーズ・E-Post SMTP Serverシリーズ）と同様、通常のシングルサーバ版に加え、冗長化構成（HAクラスタ構成）が可能なクラスタモデル版も用意しています。また、アンチウイルスエンジン付きのEnterprise版も用意します。
|
| [12] 追加新機能でさらに便利に |
|
初回リリース以後、2008年6月、2009年8月・12月のバージョンアップにより、以下の新機能が追加されています。
［後段位置の Microsoft Exchange Server との組み合わせが可能に］
BossCheck Server側にサブドメイン名を設定する方法によって、後段位置に Microsoft Exchange Server が導入済みのケースでも、前段の位置に E-Post BossCheck Server を設置して上長承認システムを導入することができます。（Ｄ．構成例その４を参照）
▼くわしくはこちらのPDF文書をダウンロードしてご覧ください。▼
■ホワイトペーパー 『E-Post BossCheck Server 運用＆構築事例集 Rev1.6』（PDF形式）
［保留通知メール］
送信者が送信したとき、承認者（上長）が承認するまでメールが保留される旨の“保留通知メール”が送信者宛に送られるように設定が可能です。
［承認待ちメールの取得機能］
送信者が自分の送ったメールがどのくらい承認待ちになっているか、waitmail_コマンドを送ることにより、随時、承認待ちメールを取得し、内容を知ることができます。送信者自身のメールが対象となります。
［代理承認者の代理設定機能］
承認者（上長）が代理承認者を設定した後、代理承認者がさらにその代理を設定できます。設定で何段階までかの階層指定も可能です。
［承認待ちリスト取得機能］
承認者（上長）は、waitlist_コマンドを送ることにより、承認待ちリストを取得でき、随時、承認すべき送信メールの一覧情報を知ることができます。waitlist_コマンドで承認待ちリストを取得したとき、新たにタイトル（件名）も一緒に表示されます。
［送信済み承認メールの情報表示］
承認者（上長）が、承認した後、送信済み一覧の表題を見ると、承認メールは、"approval・・・"で始まり、却下メールは、"reject・・・"で始まりますが、タイトル（件名）部分がエンコードされているため、従来は送信済み一覧からでは内容が判断できませんでした。新バージョンからは、送信済み一覧から送信済みメールを選択すると、送信日付、送信者（承認依頼者）アドレス、および件名の情報が本文中に表示されます。
［承認依頼メールの送信先アドレス表示］
承認者（上長）が、承認依頼メールを受信したとき、［承認］［却下］の下に、［送信先アドレス］が表示されます。これにより、メールヘッダだけでは確認できないBCCで指定したアドレスも知ることができるようになります。ただし、TO,CC,BCCの表示上区別はありません。
［承認通知メール・却下通知メール］
２人の承認者が設定されているとき、１人の承認者が承認（または却下）すると、その後、“承認通知メール”（却下通知メール）が送信者に送られますが、もう１人の承認者にも同時に送られます。
［代理承認時のメッセージが変更可能］
承認者（上長）が代理承認を設定したり、代理承認を解除するときに、出力される文字列（メッセージ）が変更ができます。
［代理承認解除時の代理承認者への通知］
代理承認解除時の通知が代理承認者にもメールで通知されます。
［開封通知メールの除外設定］
添付ファイル付きの条件下でも開封通知メールを除外対象にできます。
▼くわしくはこちらのPDF文書をダウンロードしてご覧ください。▼
■補足マニュアル『E-Post BossCheck Server 追加機能補足マニュアル Rev1.0』 （PDF形式）
■補足マニュアル『E-Post BossCheck Server 追加機能補足マニュアル Rev1.3』 （PDF形式）
|
| |
までお願いします。
